بهترین شیوه‌های مدیریت زمان برای افرادی که در فضای اشتراکی کار می‌کنند
فضای کار اشتراکی (Coworking Space) برای بسیاری از فریلنسرها، تیم‌های کوچک و کارآفرینان مستقل فرصتی ایده‌آل برای دوری از انزوا، همکاری و رشد فراهم می‌کند. اما همین فضاهای پر جنب‌وجوش گاهی ممکن است موجب کاهش تمرکز و اختلال در برنامه‌ریزی روزانه شوند.
برای حفظ بهره‌وری در این فضا، تسلط بر مهارت «مدیریت زمان» امری حیاتی است. در ادامه با مهم‌ترین و کاربردی‌ترین راهکارهای مدیریت زمان در فضای کار اشتراکی آشنا می‌شوید:
۱. برنامه‌ریزی هفتگی داشته باشید، نه فقط روزانه
یکی از کلیدی‌ترین اصول بهره‌وری، داشتن چشم‌انداز هفتگی است. این نوع برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا:
زمان‌های اختصاص داده شده به پروژه‌ها، جلسات و استراحت را به‌درستی تنظیم کنید
نقاط اوج بهره‌وری شخصی‌تان را شناسایی کرده و از آن‌ها بهتر استفاده کنید
از انباشت کارها در انتهای هفته جلوگیری کنید
برنامه‌ریزی هفتگی را هر جمعه یا شنبه تنظیم کنید و هر روز به‌روزرسانی کنید.
۲. از تکنیک پومودورو استفاده کنید
تکنیک پومودورو یکی از معروف‌ترین روش‌های افزایش تمرکز و بهره‌وری است. مراحل آن ساده‌اند:
۲۵ دقیقه کار عمیق
۵ دقیقه استراحت
بعد از چهار چرخه، یک استراحت طولانی‌تر (۱۵ تا ۳۰ دقیقه)
در فضای اشتراکی که عوامل حواس‌پرتی زیاد هستند، این روش کمک می‌کند توجه شما به یک وظیفه مشخص متمرکز بماند.
۳. از اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف کمک بگیرید
نرم‌افزارهایی مانند Todoist، Trello، Notion و ClickUp به شما کمک می‌کنند:
وظایف روزانه‌تان را سازماندهی کنید
اولویت‌بندی داشته باشید
از زمان‌بندی دقیق پروژه‌ها عقب نمانید
فضای کار اشتراکی ابزار دارد؛ از آن‌ها هوشمندانه استفاده کنید.
۴. مدیریت مؤثر جلسات و ارتباطات
یکی از ویژگی‌های فضای کار اشتراکی، جلسات متعدد و ارتباط مستمر با دیگران است. برای جلوگیری از اتلاف زمان:
جلسات را فقط در زمان‌های مشخص برگزار کنید
قبل از شروع جلسه، اهداف را مشخص کنید
مدت جلسات را محدود و مشخص نگه دارید
جلسه مؤثر، جلسه‌ای کوتاه و متمرکز است.
۵. نواحی تمرکز و استراحت را از هم جدا کنید
در بسیاری از فضای‌های کار اشتراکی، بخش‌هایی برای تمرکز (Silence Zones) و بخش‌هایی برای تعامل وجود دارد. برای بهبود مدیریت زمان:
وظایف مهم را در بخش‌های کم‌صدا انجام دهید
مکالمات یا تماس‌ها را در مناطق تعاملی انجام دهید
با تعیین مکان ثابت برای هر نوع فعالیت، مغز خود را شرطی کنید
تفکیک محیط‌ها = تفکیک ذهنی = بهره‌وری بیشتر
۶. از قانون ۸۰/۲۰ استفاده کنید (اصل پارتو)
طبق اصل پارتو، ۸۰ درصد نتایج از ۲۰ درصد فعالیت‌ها حاصل می‌شوند. این یعنی:
شناسایی کنید که کدام وظایف بیشترین بازدهی را دارند
ابتدا آن‌ها را انجام دهید
کارهای کم‌اثر یا وقت‌گیر را به تعویق بیندازید یا حذف کنید
زمان طلاست؛ آن را صرف کارهای طلایی کنید.
۷. نه گفتن را تمرین کنید
در فضای کار اشتراکی، افراد زیادی ممکن است از شما کمک، همراهی یا مشورت بخواهند. همیشه در دسترس بودن به معنای مفید بودن نیست. برای حفظ تمرکز:
مودبانه اما قاطعانه نه بگویید
برای همکاری‌های فوری، زمان‌بندی تعیین کنید
با برنامه‌ریزی مشخص، هم مفید باشید و هم در کنترل زمان خود بمانید
نه گفتن، یک مهارت حرفه‌ای است.
۸. استراحت هدفمند داشته باشید
زمانی که مغز استراحت می‌کند، خلاقیت افزایش می‌یابد. در فضای اشتراکی می‌توانید:
از فضاهای استراحت یا کافه بهره ببرید
در میان‌وعده‌ها با افراد الهام‌بخش گپ بزنید
برای ذهن خود زمان تجدید قوا در نظر بگیرید
استراحت هوشمند، بخش جدایی‌ناپذیر از مدیریت زمان هوشمند است.
۹. بررسی و بازنگری عملکرد
هفته‌ای یک‌بار، عملکرد کاری خود را مرور کنید:
چه میزان از زمان صرف کار مفید شده؟
کجاها زمان تلف شده؟
چه چیزی را می‌توان بهتر انجام داد؟
این بازنگری‌ها باعث اصلاح مداوم سیستم کاریتان می‌شود.
فضای کار اشتراکی فرصت‌های بی‌نظیری برای رشد، تعامل و تمرکز فراهم می‌کند، اما در عین حال با چالش‌هایی مثل حواس‌پرتی و وقفه‌های مکرر نیز همراه است. با به‌کارگیری تکنیک‌هایی مانند برنامه‌ریزی هوشمند، تکنیک پومودورو، مدیریت جلسات و استفاده از اپلیکیشن‌های مدیریت وظیفه، می‌توان در چنین فضاهایی بهره‌وری بالا و نظم کاری مؤثری داشت. در نهایت، مدیریت زمان یعنی کنترل آگاهانه بر نحوه استفاده از لحظه‌ها؛ پس لحظه‌هایتان را آگاهانه بسازید.
